Ratno Tech

Sharing Pengetahuan Tak Terbatas!

Apa Fungsi Surat Bisnis?

Posted by Ratno Tech 0 Comment

Kamus Webster mendefinisikan sebuah surat sebagai pesan tertulis atau cetak kepada individu atau kelompok, yang biasanya dikirim melalui pos. Tentu saja, di zaman elektronik kita, banyak surat dikirim melalui email, baik di dalam tubuh email atau sebagai lampiran. Tren ini meskipun, surat bisnis terus memiliki fungsi tradisional. Dengan demikian, penting bagi orang-orang di dunia bisnis mengetahui fungsi ini agar dapat membuat kesan yang benar dengan rekan bisnis.

Penjualan

Terlepas dari kecenderungan untuk melakukan bisnis secara elektronik, “surat penjualan tradisional tetap menjadi alat penting bisnis modern,” kata Kenneth Zimmer, Profesor Emeritus di Sekolah Bisnis dan Ekonomi California State University dan Sue C. Camp, Associate Professor di Gardner-Webb College’s. Broyhill School of Management. Selain itu, Zimmer dan Camp berpendapat bahwa kebanyakan surat bisnis sebenarnya adalah surat penjualan karena tujuan mereka adalah mempromosikan penjualan barang atau jasa kepada penerima. Ada lima tujuan utama surat penjualan:

  1. Untuk menarik perhatian si penerima.
  2. Untuk menjalin hubungan persahabatan dengan penerimanya.
  3. Untuk menarik motif pembelian penerima.
  4. Untuk meyakinkan si penerima untuk mengambil tindakan.
  5. Memberikan kesempatan kepada penerima kesempatan untuk bertindak.

Hubungan Masyarakat

Tujuan dari setiap usaha hubungan masyarakat adalah untuk mempengaruhi keyakinan, sikap, atau tindakan audiens yang ditargetkan. Begitulah halnya dengan sebuah surat hubungan masyarakat, jelaskan Melvin L. DeFleur dan Everette E. Dennis, rekan penulis “Understanding Mass Communication: Perspektif Ilmu Liberal.” Tujuan utama surat ed adalah untuk mempengaruhi kesan penonton terhadap perusahaan secara positif. atau organisasi.

Beberapa contoh surat hubungan masyarakat adalah hubungan yang berusaha mencapai tujuan berikut:

  1. Promosikan bisnis baru.
  2. Undang pelanggan untuk membuka rekening tagihan.
  3. Terima pelanggan untuk bisnis mereka.
  4. Selamat datang calon pelanggan ke masyarakat.
  5. Umumkan penjualan atau layanan khusus.
  6. Tawarkan insentif untuk menggunakan layanan perusahaan.

Permintaan dan Tanggapan

Huruf bisnis yang paling rutin membuat permintaan atau meresponsnya, negara Zimmer dan Camp. Contoh surat permintaan termasuk memesan ruang pertemuan, meminta penawaran harga, meminta tagihan, dan membuat janji temu. Meskipun demikian, Zimmer dan Camp menyarankan bahwa surat rutin ini “tidak boleh ditangani secara rutin.” Oleh karena itu, Anda harus mengikuti panduan tertentu saat mengajukan permintaan atau meresponsnya:

  1. Berikan informasi lengkap.
  2. Jangan pernah membuat permintaan yang tidak masuk akal.
  3. Jadilah akurat dan tepat.
  4. Jangan pernah bersikap sopan.

Klaim dan Penyesuaian

Pelanggan terkadang mengeluh tentang layanan atau produk yang salah. Ketika kesempatan semacam itu muncul, bisnis harus merespons dengan bernegosiasi dengan pelanggan untuk melakukan penyesuaian. Selain itu, bisnis juga menulis surat klaim, seperti ketika pemasok gagal mengirimkan produk yang tepat atau tidak mengirimkannya sama sekali. Namun, Zimmer dan Camp mengatakan bahwa apakah menanggapi atau mengajukan klaim atau penyesuaian, Anda harus selalu memperhatikan peraturan berikut ini:

  1. Pastikan bahwa Anda memiliki semua fakta.
  2. Jadilah akurat dan lengkap saat menggambarkan klaim.
  3. Hindari menuduh, mengancam atau menuntut. .
  4. Bersikap sopan
  5. Sarankan solusi yang masuk akal yang akan sesuai untuk semua pihak yang berkepentingan.

Komunikasi Sosial

Mempesan para pekerja bisnis pada acara-acara khusus adalah “kesopanan dan tradisi,” Zimmer dan Camp menulis. Pengusaha juga harus mengirimkan surat ucapan belasungkawa ketika seorang rekan mengalami kerugian atau tragedi, segera menanggapi undangan formal, kenali pensiun dan ucapkan terima kasih atas hadiah, keramahtamahan atau perlakuan khusus. Tidak mengakui keadaan seperti itu menggambarkan perusahaan dalam kondisi buruk.
Pastikan untuk memformat huruf dengan benar:

  1. Gunakan kop surat perusahaan.
  2. Sejajarkan tanggal korespondensi di sebelah kanan halaman.
  3. Tempatkan nama penerima, judul resmi, dan alamat di bagian bawah halaman, selaras kiri.
  4. Ikuti salam dengan koma, bukan kolon, misalnya: Dear Mr. Jones,
  5. Ruang ganda antara salam dan paragraf pertama dari surat tersebut dan di antara masing-masing paragraf. Namun, satu ruang tubuh masing-masing paragraf.
  6. Jangan sertakan inisial referensi, notasi copy, dll.

Demikianlah pembahasan mengenai fungsi surat bisnis. Apabila kamu mau suka dengan puisi, kamu bisa menunjungi contoh puisi yang indah pada website bukubiruku.com.

Categories: bisnis

PROFIL AKU

Ratno Tech


Popular Posts

Bagaimana Memulai Bi

Kutipan berikut adalah dari staf buku Entrepreneur Media  Start Your Own ...

Pakar Ritel - 10 Tip

Sebagai wirausahawan ritel, Anda dapat dengan mudah mencapai kemerosotan dan ...

Lima Ide Usaha Makan

Salah satu usaha yang selalu update dan banyak peminatnya ialah ...

Contoh Biografi Peng

Muhammad Hanafi adalah seorang pebisnis sukses yang jual jas koko ...

Apa Fungsi Surat Bis

Kamus Webster mendefinisikan sebuah surat sebagai pesan tertulis atau cetak ...